Att bilda en ideell förening
En förening är en grupp av personer som har ett gemensamt intresse. Alla har rätt att bilda en förening. Att bilda en förening kräver inte ett godkännande från Västerås stad, däremot om föreningen planerar att söka föreningsstöd så behöver föreningen ansökan om att bli en godkänd bidragsberättigad förening.
Är ni en grupp människor som samlas kring ett gemensamt intresse? Västerås stad stödjer idrotts-, fritids- och kulturföreningar med ekonomiskt bidrag. Föreningar för personer med funktionsnedsättning, sociala föreningar med särskild inriktning samt pensionärsföreningar får också ekonomiskt stöd från staden. Stödet är till för att olika föreningar ska kunna ha en utvecklande verksamhet av god kvalitet samt medverka till bredd och mångfald.
För att föreningen ska kunna vara en juridisk person krävs att ni har namn, stadgar och styrelse samt ett organisationsnummer som erhålls hos Skatteverket. För att kunna söka ekonomiskt stöd behöver ni vara en godkänd bidragsberättigad förening och då blir ni också registrerade i Västerås stads föreningsregister.
Juridiska krav för att bilda en förening
För att en förening ska få vara just en förening ställs ett antal juridiska krav. De viktigaste är att föreningen ska:
- Ha stadgar som talar om vad föreningen vill och hur den är organiserad.
- Ha en styrelse.
- Hålla årsmöte som granskar styrelsens verksamhet, väljer ny styrelse och fastställer eventuell medlemsavgift.
- Ha revisorer som granskar verksamheten inför varje årsmöte.
- Protokollföra alla beslut som fattas i styrelsen och på årsmötet.
- Ha medlemmar.
Så här går ni tillväga för att bilda en förening
Det finns en del ord som kan vara krångliga i början, därför har vi gjort en ordlista som hjälper dig. Och för att förenkla ännu mer finns även exempel på hur du skriver föreningshandlingar.
Samlas och planera för föreningen.
Besluta vad föreningen ska ha för verksamhet samt skriv förslag till stadgar. Stadgar är skrivna regler för föreningens arbete. De beskriver föreningens syfte, regler och arbetssätt. I dessa ska det framgå att ni är en ideell förening som är öppen för alla samt finns i och har sin huvudsakliga verksamhet i Västerås.
Om ni planerar att ansöka om att bli en godkänd bidragsberättigad förening så ska ni också göra ett förslag på föreningens värdegrunder. Vid ansökan kommer ni behöva bifoga föreningens policy om jämlikhet och demokrati.
Bjud sedan in alla som hitintills vill bli medlemmar till ett första möte. Tänk på att vara tillräckligt många för att skapa en styrelse. På detta möte ska ni besluta om att ni vill starta en ny förening.
Har ni inte bildat en förening förut, eller suttit med i en styrelse kan det vara bra att ni går en kurs i föreningskunskap.
Ha ett konstituerande möte
Håll sedan ett möte där ni bildar föreningen. Mötet kallas konstituerande möte. I protokollet från mötet ska det stå att ni har beslutat om:
- Att bilda föreningen
- Anta förslag till stadgar
- Styrelsens medlemmar – ordförande, sekreterare och kassör
- Medlemsavgift
- Anta förslag till föreningspolicy
- Protokollet ska vara underskrivet av ordförande, sekreterare och justerare
Ha ett årsmöte
Därefter ska ni ha ett årsmöte. Då bildas föreningen formellt. För att kunna skaffa ett postgiro- eller bankkonto måste föreningen visa bland annat årsmötesprotokoll. Ni måste ha postgiro eller bankgiro samt organisationsnummer för att söka kommunala bidrag. Organisationsnummer får ni av Skatteverket.
Ansöka om att bli godkänd bidragsberättigad förening
När alla dokument nämnda ovan är färdiga kan ni ansöka om att bli godkänd bidragsberättigad förening och på så sätt också registrerade i Västerås stads föreningsregister. Föreningsregistret samlar ideella föreningar som är politiskt och religiöst obundna och öppna för alla. Det finns till för att våra invånare lätt ska kunna hitta föreningar som delar ens intresse.
Ansöker gör ni genom att ta kontakt med Västerås stads Kontaktcenter, kontaktcenter@vasteras.se eller ring 021- 39 00 00 knappval 4
Vid en ansökan kommer ni behöva bifoga:
- Stadgar för er förening eller det riksförbund ni tillhör
- Protokoll från föreningens bildande möte
- Verksamhetsplan och budgetplan
- Policy om värdegrunder för jämlikhet och demokrati
- Medlemsförteckning på minst 15 medlemmar (endast namn och adress)
- Intyg om föreningskonto
- Intyg om organisationsnummer
Mer information om de olika dokumenttyperna som behövs vid registrering av förening
Stadgar för föreningen
Stadgar är skrivna regler för föreningens arbete. Stadgar ska antas på första mötet, då föreningen bildas. Arbetet med att utforma förslag till stadgar kan med fördel utföras av en arbetsgrupp alternativt av interimsstyrelsen.
Exempel på stadgar
Inför det konstituerande mötet ska ni också ha skrivit ihop ett policydokument om er förenings värdegrunder för jämlikhet och demokrati. Det är ett krav att ha ett policydokument för att kunna ansöka om att bli en bidragsberättigad förening.
Konstituerande möte
När det finns förslag till stadgar och personer som är intresserade av att bli medlemmar, då är det dags att kalla till det första föreningsmötet, som kallas konstituerande möte eller bildandemöte.
De närvarande ska då bli överens om:
- Att bilda föreningen
- Att anta stadgar
- Att välja styrelse, revisorer och valberedning
- Att anta en policy kring föreningens värdegrunder
Kom ihåg att protokollet från mötet ska vara utförligt och tydligt skrivet samt undertecknat av protokollföraren och av mötet valda justeringsmän. Styrelsen ska sedan fördela styrelseposterna, utse firmatecknare, erhålla organisationsnummer, lägga upp ett medlemsregister, organisera verksamheten och rekrytera medlemmar.
Organisationsnummer
Ansökan om organisationsnummer ska göras på särskild blankett till Skatteverket. Till ansökan ska bifogas protokoll där det framgår att stadgarna antagits och där styrelsens sammansättning framgår.
Ansök om organisationsnummer hos Skatteverket
Länk till annan webbplats.
Plusgiro eller bankgiro
För att kunna ansöka om bidrag till er förening och för att kunna godkännas i föreningsregistret behöver ni ha ett plusgirokonto eller bankgirokonto kopplat till föreningen. Tag kontakt med en bank för att öppna ett konto och be om ett intyg för att lämna in till oss vid en ansökan om att bli registrerande i föreningsregistret.
Skatteregler för ideella föreningar
Ideella föreningar som har allmännyttiga ändamål får en förmånlig behandling i skattehänseende och blir begränsat skattskyldiga. För att en ideell förening ska bli begränsat skattskyldig krävs att föreningen uppfyller kraven på:
Allmännyttigt ändamål
Dit hör föreningar med idrottsligt och kulturellt ändamål, föreningar med barn- och ungdomsverksamhet, de fria trossamfunden, de politiska partierna, nykterhetsföreningar, föreningar med social hjälpverksamhet samt föreningar för funktionshindrade.
Öppenhet
Föreningen får inte vägra någon att inte bli medlem i föreningen eller utesluta någon som delar föreningens målsättning och följer dess stadgar. Verksamhetens art eller omfattning kan i vissa fall göra ett begränsat medlemskap naturligt.
Verksamhetens art
Föreningens faktiskt bedrivna verksamhet måste vara allmännyttig.
Inkomstanvändning
All inkomst som en juridisk person (en förening) har är inkomst av näringsverksamhet. Där ingår kapitalinkomster, till exempel räntor, utdelningar, realisationsvinster, fastighets- och rörelseinkomster. För att inkomsterna ska bli skattefria krävs att föreningen använder inkomsterna för utgifter i den allmännyttiga verksamheten. För skattebefrielse av rörelse- och fastighetsinkomster räcker det dock inte enbart att de används i den allmännyttiga verksamheten.
Hyra kommunala lokaler
Kultur-, idrotts- och fritidsförvaltningen svarar för uthyrning av kommunala skollokaler, sporthallar, idrottsanläggningar och kommunala båtplatser. Mer information om bokning och hyreskostnader får du av samordnare.
Vem gör vad i föreningen?
Styrelsen
Vald ledning som har till uppgift att ta beslut om verksamheten och förvalta föreningens tillgångar mellan årsmötena.
Ordförande
- Leder föreningens möten
- Svarar för att ta fram av verksamhetsplan samt uppföljning
- För föreningens talan utåt
- Bevakar att beslut genomförs
- Bevakar föreningens ekonomiska intressen tillsammans med kassören
- Kan vara föreningens firmatecknare själv eller tillsammans med någon annan i styrelsen
Sekreterare
- För protokoll vid föreningens möten
- Sköter föreningens arkiv
- Sköter föreningens korrespondens
- Sköter medlemsregistret
- Svarar för föreningens trycksaker och övrig administration
Kassör
- Svarar för föreningens bokföring
- Svarar för in- och utbetalningar
- Svarar för bidragsansökningar tillsammans med ordförande
- Svarar för medlemsavgifter
- Sköter föreningens försäkringsfrågor
- Gör förslag till budgetplan och bokslut
Övriga ledamöter i styrelsen
Är med och lägger förslag, beslutar och ansvarar för uppgifter som de tilldelas.
Arbetsgrupper
En styrelseledamot håller i gruppen, där andra medlemmar i föreningen ingår.
Arbetsuppgifter är till exempel arrangemang, sponsring, medlemsrekrytering och så vidare.
Revisorer
- Granskar föreningens ekonomi och verksamhet löpande, så att styrelsen sköter sina skyldigheter
- Vid verksamhetsårets slut lämnas revisionsberättelse där det föreslås ansvarsfrihet för den avgående styrelsen, om inga fel och brister upptäckts
Valberedning
Lämnar förslag till årsmötet, på lämplig tillfrågad person till kommande styrelse.
Vad bör ingå i en...
Verksamhetsberättelse
- Verksamhetsperiodens omfattning, =12 månader (till exempel 1 januari-31 december)
- Styrelsens sammansättning, antal styrelsemöten
- Revisorer och valberedning
- Kommittéer och arbetsgrupper
- Medlemsantal
- Aktiviteter, projekt
- Föreningens ekonomi
Verksamhetsberättelsen ska vara underskriven av styrelsen och därefter lämnas till revisorerna för granskning.
Bokslut
Bokslutet ska innehålla resultat- och balansräkning för avslutat räkenskaps-/verksamhetsår. Resultaträkningen ska innehålla föreningens intäkter och kostnader under det gångna räkenskapsåret.
Balansräkningen ska innehålla tillgångar, skulder och eget kapital. För bokföringen används kassabok eller databokföring. Kassaboken används varje gång man haft en in- eller utbetalning eller när någon annan ekonomisk händelse inträffat. Dessa förs in i datumordning på numrerade sidor. Varje bokföringspost i kassaboken ska verifieras, det vill säga ut- och inbetalningar ska styrkas med kvitto eller liknande.
Verksamhets- och budgetplan
En plan över vad föreningen planerar göra under kommande år samt budgetförslag för kostnader och intäkter
- Styrelsemöten
- Verksamheter / antal grupper / lag
- Tävlingar
- Speciella satsningar
- Ledarutbildning
- Kommunens kriterier
Revisionsberättelse
Revisionsberättelsen utgör revisorernas slutdokument efter avslutad granskning av ett verksamhetsår. När revisorerna avslutat sitt arbete ska de lämna en berättelse som avslutas med att rekommendera eller avråda att styrelsen får ansvarsfrihet. Ett yrkande som i sak innebär ett förslag till årsmötet om att medlemmarna ska ge godkännande eller inte till styrelsen för det sätt den förvaltat sina ålägganden under det gångna verksamhetsåret. Revisorernas berättelse ska utöver detta med ansvarsfrihet innehålla uppgifter om vad och hur granskningen skett.
Kontakta oss
Kontaktcenter för kultur, idrott och fritid
Kontaktcenter hjälper dig med frågor som rör kultur, idrott och fritid.
Besöksadress: Stadshusentrén, Fiskartorget
Öppettider: Vardagar klockan 08.00-16.30.
Via formulär: Kontaktformulär Länk till annan webbplats.
Telefonnummer: 021-39 00 00, knappval 4
kontaktcenter@vasteras.se